Protocolo Universitario
Por Martha Patricia Castro López*
Las universidades desde sus orígenes han desarrollado símbolos de identidad y esa herencia cultural está en una constante transformación bajo una búsqueda de equilibrio entre el pasado y el presente plasmado en los actos por las universidades actuales. Tener en cuenta que dichos «actos» son el vehículo de conexión y comunicación de la universidad con sus diferentes públicos y que ésta es una herramienta que va a potenciar la imagen organizacional de la universidad y trasladarla al exterior vistiéndola de solemnidad
Conocer algunas recomendaciones que rigen el protocolo en actos y ceremonias, reviste especial importancia para quienes se vinculan de manera profesional en acciones relacionadas con la organización de ceremonias y actos académicos o universitarios. En el caso de instituciones educativas tanto de reciente creación como de una larga trayectoria, este tipo de conocimiento se ha convertido en una habilidad que juega un rol protagónico en las diferentes actividades que se llevan a cabo en los claustros universitarios, puesto que posibilitan orientar y proyectar una imagen institucional adecuada con sus fines.
El panorama actual muestra aspectos que pudiesen suponer dificultades para el protocolo universitario, porque más allá de la normativa, los cambios sociales están influyendo en el protocolo en general y en el universitario en particular, tales como el intento de apoyar la modernidad en detrimento de la tradición, ante una sociedad con sus costumbres cada vez menos formalistas en el hablar y en el vestir, tendiendo a una mayor comodidad y, en la relajación de las formas o la ausencia de normativa, o la actualización de la misma, para que confiera estabilidad y formalidad a las ceremonias universitarias y sus símbolos.
Las relaciones entre instituciones, tanto de los ámbitos públicos como privados, se han convertido en una necesidad casi vital, que se ve materializada a través de la celebración de sus actos públicos. Por eso cuando se habla de protocolo, no sólo se refieren normas y ceremonial, sino también imagen y comunicación, para el fortalecimiento y desarrollo de estas relaciones, las cuales favorecen la posibilidad de potenciar y agregar valor al protocolo académico, todo ello en un marco de transparencia, rendición de cuentas y cuidado del ambiente, lo que le permite autorregular su funcionamiento, y con ello también la celebración de sus actos y ceremonias, generando el resurgimiento de los signos de identidad en cada una de ellas.
Aun así, el protocolo esté más vigente que nunca, ya que juega un papel fundamental para la celebración de actos de diversa naturaleza en la vida de la sociedad actual, y actúa como instrumento de interacción directa entre el equipo de organización y sus públicos, al tiempo que mantiene relaciones cordiales y mejora la credibilidad de la organización ante estos.
Como un código de comunicación no verbal, el protocolo actúa como vehículo transmisor de los mensajes que las organizaciones proyectan hacia sus públicos en el entorno de la celebración de actos, afín de fomentar imagen positiva de la entidad, adaptándose a nuevos actores, escenarios y tecnologías.
El protocolo crea armonía en todos sus elementos, tales como los criterios de organización, la debida aplicación —sujeta a derecho— de las precedencias de las autoridades, al definir la prelación de los asistentes en función de su rango, representación, títulos, cargos o grado de protagonismo en el acto. Pone de manifiesto las relaciones y equilibrios jerárquicos, así como la tributación de honores y prerrogativas a los miembros destacados de una comunidad. El protocolo es un hecho consustancial a la sociedad misma, y se verifica de facto, en todas y cada una de las civilizaciones que existen y han existido.
Hoy en día, el concepto imagen está muy vinculado con la organización de los actos, por lo que hay que tener en cuenta que todos los aspectos deberán considerarse para conseguir aquello que se desea proyectar, buscando la excelencia en la organización de los actos, ya sean solemnes, académicos, administrativos, culturales o de cualquier naturaleza.
El protocolo debe adecuarse a las nuevas realidades nacionales e internacionales. Ha sabido adaptarse a los tiempos, actores y escenarios, así como a las infotecnologías, teniendo que adecuarse a la realidad cambiante, de acuerdo —hoy en día— con la pandemia de COVID-19, por lo que se ha visto en la necesidad de adecuar espacios, medidas de proxemia, de seguridad sanitaria y protocolos de prevención.
En los actos y ceremonias, cada universidad pone de manifiesto sus señas de identidad propias como reflejo de la riqueza y pluralidad del protocolo universitario. Cuando se habla de protocolo, no sólo se está hablando de ceremonial, sino también de relaciones públicas y de imagen institucional, así como de un conjunto de acciones y normas que requieren del conocimiento profesional pluridisciplinar conectado con el entorno, complejo de las relaciones sociales.
*Directora
Unidad Académica de Ciencias de la Comunicación
Universidad Autónoma de Sinaloa.